İngilizce e-posta yazmak: ilk cümleden imzaya kadar
Yayın:
Ekranda boş bir e-posta penceresi. Konu satırı yazıldı, alıcı eklendi. Şimdi ilk cümle: Dear Mr… mı, Hi… mı? Sonra ikinci cümle: I am writing you for… mu, I write to you because… mu? Beş dakika geçiyor ve hâlâ ilk satırdasın. İngilizce e-posta yazmak, çoğu kişi için grammar bilgisinden çok ton ve kalıp meselesi. Kimse sana okulda “Bu kişiye bu kadar resmi yazılmaz” demedi.
Bu yazıda e-postanın üç kritik bölümünü (açılış, gövde, kapanış) ve tonu nasıl ayarlayacağını örneklerle anlatacağım.
Önce tonu belirle
Yazmaya başlamadan önce kendine iki soru sor:
- Bu kişiyi tanıyor muyum? (Tanımıyorsan daha resmi.)
- Bu kişi bana nasıl yazdı? (Cevap veriyorsan, onun tonuna yakın dur.)
Bu iki sorunun cevabı seni üç tondan birine yönlendirir:
| Ton | Ne zaman? | Açılış | Kapanış |
|---|---|---|---|
| Resmi | Tanımadığın kurum, ilk temas, başvuru | Dear Ms Smith, | Kind regards, / Yours sincerely, |
| Nazik-nötr | İş arkadaşı, müşteri, tanıdık kurum | Hi John, / Hello John, | Best regards, / Thanks, |
| Samimi | Arkadaş, yakın çalışma arkadaşı | Hi Tom, / Hey Tom, | Cheers, / Talk soon, |
Dikkat: Dear samimi yazışmada da kullanılabilir ama genelde resmi bir hava katar. Hey ise tanımadığın biri için fazla rahat kaçar.
Açılış: ilk iki cümle
E-postanın ilk cümlesi, karşındakine neden yazdığını söylemeli. Türkçede uzun bir girizgâh doğal gelebilir, İngilizcede ise hemen konuya girmek normal karşılanır.
Resmi açılışlar:
- I am writing to ask about the job advertised on your website. (Web sitenizde ilan edilen iş hakkında bilgi almak için yazıyorum.)
- I am writing with regard to my order placed on Monday. (Pazartesi verdiğim siparişle ilgili yazıyorum.)
Nötr açılışlar:
- Thanks for your email. (E-postan için teşekkürler.)
- Just a quick note about tomorrow’s meeting. (Yarınki toplantıyla ilgili kısa bir not.)
Sık yapılan hata: I am writing you for … Doğrusu I am writing to you about … ya da I am writing to ask …. Write fiilinden sonra kişiyi söylüyorsan İngiliz İngilizcesinde to gerekir, amacı söylüyorsan to + fiil ya da about kullanırsın.
Bir başka yaygın hata: I hope you are fine. Yanlış değil ama kulağa biraz tuhaf gelir. Doğal alternatifler: I hope you’re well. ya da I hope you had a good weekend.
Gövde: ne istediğini açıkça söyle
İngilizce e-postalarda en önemli kural, isteğin açık olması. Uzun paragraflar yerine kısa paragraflar ve gerekirse maddeler kullan.
Rica ederken tonu yumuşat:
| Sert | Yumuşak |
|---|---|
| Send me the report. | Could you send me the report when you have a moment? |
| I want an answer today. | It would be great if you could get back to me by the end of the day. |
| You made a mistake. | I think there might be a small error in the invoice. |
Türkçede doğrudan söylenen bir cümle İngilizceye birebir aktarıldığında kaba kaçabiliyor. Could you…, Would it be possible to…, I was wondering if… gibi yapılar İngilizce yazışmanın yumuşatıcılarıdır.
Ek bilgi verirken:
- Please find attached the updated file. (Güncellenmiş dosyayı ekte bulabilirsiniz.)
- I’ve attached the photos you asked for. (İstediğin fotoğrafları ekledim.)
Kapanış: son cümle ve imza
Kapanıştan hemen önce genellikle bir “sonraki adım” cümlesi gelir:
- Please let me know if you have any questions. (Sorunuz olursa lütfen bildirin.)
- I look forward to hearing from you. (Sizden haber almayı bekliyorum.)
- Let me know what you think. (Ne düşündüğünü bana söyle.)
Sık yapılan hata: I am looking forward to hear from you. Look forward to kalıbında to bir edat olduğu için arkasından fiilin -ing hali gelir: I look forward to hearing from you.
Sonra imza bloğu: Kind regards, satırının altına sadece adın yazılır. Virgülden sonra yeni satıra geç, yanına nokta koyma.
Örnek: aynı isteğin iki tonu
Resmi:
Dear Mr Brown, I am writing to ask whether it would be possible to reschedule our meeting on Thursday. Unfortunately, I have a conflicting appointment that morning. Would Friday at 10 a.m. be convenient for you? I look forward to hearing from you. Kind regards, Elif Kaya
Samimi:
Hi Mark, Any chance we could move Thursday’s meeting? Something came up that morning. Does Friday at 10 work for you? Thanks, Elif
İkisi de aynı şeyi istiyor: toplantıyı ertelemek. Ama birincisi tanımadığın biri için, ikincisi her gün birlikte çalıştığın biri için uygun.
Kısa alıştırma
Aşağıdaki cümleleri daha nazik hale getir:
- Tell me the price.
- I need the documents tomorrow.
- Why didn’t you reply?
Olası cevaplar: Could you let me know the price? / Would it be possible to receive the documents by tomorrow? / I just wanted to follow up on my previous email.
Üçüncü cümle önemli bir kalıp: cevap gelmeyen bir e-postayı hatırlatırken suçlayıcı olmadan I just wanted to follow up on… demek, İngilizce iş yazışmasında çok yaygın.
Yazma becerisini düzenli geliştirmek
E-posta yazmak, genel yazma becerisinin günlük hayattaki en somut hali. Paragraf kurmayı ve fikir sıralamayı İngilizce paragraf yazmak yazısında, düzenli yazma alışkanlığı kurmayı ise İngilizce yazma becerisi nasıl gelişir yazısında anlattım. Sık yaptığın hataları bir listede toplamak da e-postalarını hızla düzeltir; bunu da kişisel hata listesi tutmak yazısında bulabilirsin.
İş hayatında İngilizce yazışmaya ihtiyacın varsa, derslerde senin gerçek e-postalarından yola çıkarak çalışabiliriz. Ücretsiz 20 dakikalık ön görüşmede hedefini konuşalım; WhatsApp’tan yazabilir ya da arayabilirsin.
